Zalety systemu DMS
Dlaczego warto zaimplementować system obiegu dokumentów (faktur, umów, pism, korespondencji)?
1. Wspólna scentralizowana baza danych
Wszystkie dokumenty z różnych działów z różnych oddziałów w formie elektronicznej mogą znajdować się w jednym bezpiecznym miejscu. Niezależnie, czy oddziały firmy mieszczą się w Polsce, czy poza Europą, reprezentacja elektronicznych dokumentów mieści się na jednym serwerze. Centralna baza danych redukuje koszty przechowywania dokumentów.
2. Nadzór nad dokumentacją - obieg informacji
Wprowadzenie dokumentu: faktury, pisma czy umowy do systemu zwiększa stopień bezpieczeństwa informacji. Przy odpowiednich zabezpieczeniach (archiwizacji, backupach) dany dokument nie ma możliwości zaginięcia. Dokumentacja nawet sprzed 10 lat jest bezpieczna, a utrata informacji jest zredukowana do minimum.
3. Obieg dokumentacji stały i definiowalny
W zależności jak wygląda państwa obieg pism w firmie możemy definiować stały niezmienny workflow lub elastycznie definiować go według aktualnych potrzeb. Nadzorowanie dokumentacją nigdy nie było tak proste.
4. Webowy dostęp do aplikacji
Dostęp do aplikacji a zarazem do firmowego obiegu dokumentu może mieć każdy uprawniony pracownik z wewnątrz firmy a także, jeżeli jest to potrzebne, z zewnątrz firmy. Będąc w delegacji w szybki sposób za pomocą Internetu i bezpiecznego połączenia możemy uzyskać niezbędne pisma w parę sekund.
5. Raporty i analizy
Raporty i analizy generowane na podstawie danych przy elektronicznym obiegu informacji pozwoli usprawniać organizację pracy w przedsiębiorstwie. Korzyści z tytułu optymalizacji prac są ogromne, ponieważ można sprawdzić, gdzie są wąskie gardła i działy nie nadążające z realizacją powierzonych im obowiązków, a gdzie zasobów jest za dużo. Możemy kontrolować efektywność pracowników i skuteczniej motywować ich do konstruktywnych prac.
6. Tablica przypominania, komunikaty mail, sms
Każde zadanie, jakie zostało zaplanowane na dzień dzisiejszy, zostanie zaprezentowane na tablicy informacyjnej poprzez maila, a nawet sms. Dzięki temu narzędziu systemu zarządzania jakością będziemy informowani na bieżąco o wszystkich niezbędnych dla nas zdarzeniach związanych z obiegiem dokumentacji. Zapobiegnie to zapomnieniu o zatwierdzeniu umowy, potwierdzeniu faktury, czy opiniowaniu dokumentów.
7. Łatwość
Wprowadzenie dokumentu do systemu jest niezwykle łatwe. Przy skanowaniu dokumentów wystarczy kliknąć zdefiniowany przycisk na skanerze, aby system wiedział, że mamy do czynienia z fakturą, umową czy z pismem. Wprowadzenie dokumentów elektronicznych przebiega poprzez zaciągniecie pliku do systemu i nadaniu mu danego typu.
8. Oszczędność czasu.
Oszczędność czasu jest jedną z podstawowych cech naszego systemu zarządzania dokumentacją. Już nie musimy biegać od działu do działu w celu zatwierdzenia dokumentu, użyta zostaje bowiem odpowiednia procedura obiegu dokumentów, która przesyła i wymusza decyzję. Jeżeli w Państwa firmie czas to pieniądz, to dzięki obiegowi dokumentów finansowo-księgowych zaoszczędzicie znaczne środki w skali roku. Nasz soft świetnie sprawdza się jako obieg dokumentów magazynowych.
9. Dostęp do dokumentów archiwalnych.
Nasz system pozwala na nadzorowanie dokumentacją przez szybkie odnajdywanie i odczyt dokumentów, które już od dawna są w archiwum. Zamiast szukać umowy sprzed 6 lat w stercie archiwalnych dokumentów, co czasami trwa parę godzin, wystarczy odszukać ją w parę sekund w systemie. Każdy dokument można odnaleźć w kilka chwil poprzez wbudowaną wyszukiwarkę.
10. Planowanie
Jeżeli pewne pisma mają zastać zatwierdzone dopiero za pewien czas, to już teraz możemy ustawić konkretny dzień, a nawet godzinę. Planowanie prac i automatyczne realizowanie usprawnia pracę przedsiębiorstwa. Harmonogram doskonale wspomaga obieg dokumentów w przedsiębiorstwie.
11. Łatwość powiązania dokumentu z załącznikami
12. Oprogramowanie uzupełniające ERP
Nasze oprogramowanie jest uzupełnieniem ERP. Doskonale integruje się z innymi systemami i uzupełnia braki oraz niedociągnięcia innych systemów.
13. Łatwośc wyszukiwania.
14. Rożne ścieżki worflow'u domyślnie zdefiniowane do działów, do osób
15. Wspieramy przedsięwzięcie jakim jest informatyczny system zarządzania jakością
16. Oprogramowanie wspierające ISO w przedsiębiorstwie
